在商务办公领域，越来越多的企业都将涉及到大量的文件复印，如果通通拿到数码复印店去复印，长期下来，费用相当昂贵。比较有经济实力的公司可以自己买办公设备，但随之而来的又将是不定期的设备维修和耗材更换等烦琐的问题。还有一种情况是在大型会议或展览中临时需要大量图文输出的。怎样能让办公设备发挥出它最高的工作效率，让这些设备更好的服务于你呢？买机抑或是租机？
一、租机不用担心设备老化报废
买机：所有权归购买者，但到一定年限或一定用量时，造成了设备使用周期缩短，宣告报废；
租赁：所有权归租赁方，也正在因为此，客户就不必负担设备因老化而报废的风险。
二、租机不用承担设备过时风险
由于技术的突飞猛进，新、好产品的不断涌现，造成了设备使用周期缩短，更新换代加快。购买者必定要承担设备过时的风险，若选择租赁，风险就由租赁方承担。
三、可任选最适用的机型
对于购买者来说，设备一买回来就定位了，如果发现它与现在的工作量不配（速度过慢影响工作，过快则浪费了一大笔购置费，且维护起来也麻烦）。或者是品牌不称心，这样，想换机就十分困难了：你得花很多时间和精力与商家谈判，但未免能成功；就算成功了，你还得再多花一大笔冤枉钱，而租机就不会有以上的现象，你可随时调换更便条的复印机，月租也会适当调整。这样，你就可灵活使用办公设备了。
四、免费上门维护
购机者每年得花600元钱维护设备，否则你别想顺利地使用它；对于租机者，维护费由租赁方承担。
五、免费上门解决故障
购机者遇到稍大点的故障，报告商家后，一般需要好几天才能得到解决，这样就极大的影响了工作，造成不必要的损失，而租赁方在接到故障报告后，几小时内解决问题。
六、免费提供优质耗材，免费上门加碳粉
目前耗材市场非常复杂，以次充好的现象已是常事，若购机者买到劣质耗材，将造成设备故障率增加。使用寿命缩短和输出质量差等一系列问题；面对租机者来说，因设备属租赁方所有，公司将提供优质耗材给租机者，从而避免了上述现象的发生，提高了工作效率。
七、免费提供备用机
对复印量大，工作繁忙，维修路程远，信誉良好的贵宾客户，可免费提供备用机，以保证客户工作的高度延续性。
八、节省办公费用
下面，就以一台复印机单张成本核算，一台中档机的价格约为18000元，市面上的各品牌复印机的寿合一般为复印量50万张左右，具体计算如下：
购机用户——如果用户月复印量为10000张，则每年复印的费用支出为：
0.1309元/张×10000张×12个月+600（最低维修费，现在一般都是800到1000不等）=16308元。
租赁用户——费用为0.08元/张×再无其它费用支出，用户租机年费用仅：
0.08元/张×10000张×12个月=9600元。
如果包含一些人为的操作不当或损坏（如经常遇到的复印机卡纸等），则购机者费用更高。通过上面的成本比较，大家可以看到两者办公费用相比，租赁服务是有较大的优势。
复印机租赁之维护
静电复印机出租时的维护保养是提高复印质量、保证复印设备正常运转和延长设备使用寿命的重要前提。这在上海复印机出租是非常常见的事了。
这是因为静电复印机在经过一段时间的使用，或复印份数达到一定数量后，其显影部件产生的粉尘飞扬；机件的污染和磨损以及橡胶和塑料件的疲劳或老化等因素都会影响到复印机的稳定运转，并使复印品的质量下降，严重时崐甚至造成机器停机。因此必须对复印机进行定期保养维护，也就是定期对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。排除故障隐患，确保复印机运转的可靠性。
二手复印机租赁
笔者经过对二手租赁与全新租赁以及二手加全新租赁的商家进行调查访问，以及一些用户的调查，二手租赁商是目前市场占有比较多的一方面，二手租赁商的主要表现在，他们所租赁的机器品牌以及机型比较单一，比如我这边只有二手柯美或者是夏普这一个牌子中的一个型号的机器出租，有的可能牌子稍微多一点，最多也就是二个，但是他们的型号都是特别单一。用户选择的可能性就相对少多了。但是二手机器的租赁的灵活性，相对比较好，可以短期出租，比如短期的会议出租，会展出租等。并且在机器的押金以及月租金上面相对比较低廉一些，但是毕竟是二手的机器，有利有弊。
二手+全新复印机租赁
二手+全新复合机租赁，这个目前是很多做直接客户或者说是一些二级或者甚至三级代理商的主要表现，首先做直接客户的办公设备公司，他们没有产品的代理，可以通过炒货来满足供货需求，他们可以非常灵活的根据用户的需求来提供相应的机型、产品。只要是有利，还有二级代理甚至三级代理，这些用户首先他们也是会以自己的利益为出发点，他们也会根据用户的需求提供一些二手复合机、复印机的租赁。毕竟二手在机器成本上面相对低廉，有些二级代理没有资金方面的优势，并且其他政策也不一定非常好。这样势必会影响到厂商的利益。
全新复印机租赁
全新复印机租赁现在相对市场占有还是比较少一些，全新租赁在机器成本上面相对比较高，租赁的灵活性比较低，一般全新租赁都是适合长期租赁的公司，一般会展或者会议出租，这种短期租赁都是非常少，并且很多商家也不愿意使用全新机器来进行短期租赁，全新机器的成本相对比较高，对于用户来说租金肯定是非常高，对商家来说，租赁一台全新的机器，使用一个星期或者一个月以后就成二手的了，所以感觉都不适合。
复印机厂商租赁
复印机厂商租赁目前还是相对比较少一些，不过在很多厂商已经慢慢看中了这个租赁市场，开始他们的一种全新的产品，租赁产品，厂商租赁可能会在租赁上面更加灵活一些。
OA一站式租赁服务
其中的OA一站式租赁服务，是一个整体打包的租赁产品，OA一站式租赁是具有针对性的公司准备的，也是一些从事OA行业非常长的公司总结出来的经济，为一些新开的具有一定规模，在短期资金周转不了的情况，或者是国外在国内的一些办事处，或者是大使馆等，他们在报账或者购买这些设备的时候，因为对于一些地区的环境不是很了解，所以可以采用租赁的方式来轻松解决这些问题。主要租赁内容为：局域网设备、设计、布设、日常维护;复印、打印、传真、扫描一体机;门禁、打卡机、碎纸机、饮水机等配套设备;服务器、电脑;办公自动化软件等。
租赁对于企业的利益
一、使用门槛低
一般入门级的复印机价格均在一万元以上，高端一点的需要几万甚至十几万，这不得不让很多有复印需求的用户望而却步。而复印机的租赁只需支付三、四千元甚至更低的租金即可拥有。
二、量化使用成本
通过租赁获得的复印机，除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外，不承担任何费用，如耗 材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。
三、将风险降到最低
如果自己购买一台复印机，对新机器的价格，商家服务保障，质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上，又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时，获得服务商的免费维护或更换同档次的机型，耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年，而如果选择租赁的话，根本不用担心它的寿命问题。
四、灵活性强
随着企业规模的扩大或转变，对复印机功能和性能的需求也可能有所调整。比如以前对速度要求不大，能复印就行，而现在希望达到较高的复印速度;或者需要扩展网络功能、扫描功能等。如果是租赁，只需与服务商协调换机就可以了，不必付出额外的费用。等等
当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃,然后分别将清洁器、显影器、电晕装置（充电、NP的AC消电电极、转印、消电、预转印、清洁电极等）、消电灯（全面曝光灯、预转印灯、消电灯、像间/崐像边缘消电灯等）等取出，再将定影器及纸盒等部件相继拉出，最后取感光鼓。
九、租复印机的七大好处
【 设备选用灵活 】
根据你的需求变化、使用设备发生了变化情况，你可以即时的更改租约内容及条款，可以有选择维护、服务内容的自主。因为你的费用是壹个月或几个月的型式支付的。如果是售楼部、工程等短期使用，短期租赁更是可以为您节约不少费用。
【 节约办公费用 】
可以为您的企业节约超过50％的复印及打印费用。
【 提升企业形象 】
自动输稿、电子分页、高速复印、四个纸盒……价值超过3万一台！不但可以大大提升日常工作效率，还可以有效提升企业内部形象。
【 降低使用风险 】
租赁可以从根本上避免诸如机器频繁故障、耗材以次充好、维护成本居高不下、维修被宰、后期服务不及时等风险。
【 量化使用成本 】
除了按约定单价支付租金和自备复印纸外，不承担其它任何费用，如耗材维修等，也无需为设备报废而担心。假如你的办公室很庞大，设备使用率相当高，租约可以帮助你设定一个方案，包括设备的特征、数量，具体租金、结算方式，特别的条款约定等，让您的成本更加细化，明确。
【 企业合理免税 】
租金支付的费用可以减少所得税。
【 降低企业负债 】
租借复印机属于传统性，操作性的租赁方式它不同于融资租赁，没有认定为长期负债。对于规模较大的企业，操作性的租赁合同可能更有利于它的负债管理。
